En bra mjukvara gör rumsbokning enkel och strömlinjeformar bokningsfunktionen med andra tillhörande funktioner som att boka kringservice som catering, men också fakturering kopplad till mötes-eventet och andra relaterade funktioner. Därför är ett bra system för rumsbokning en tidsbesparande funktion som är mer än “bara” en plattform för rumsbokning.
När man ska välja ett system för rumsbokning så finns det en del saker att ha i åtanke. Mycket kan verka självklart, men det är ändå klokt att ha detta i åtanke inför sitt val.
9 Kriterier att ta med dig när du ska välja ett rumsbokningssystem
I den här texten kommer vi att dela med oss av några tips att ta med dig inför ditt val av system. Detta är inte en stenhård guide, utan ska mer ses som bredare riktlinjer.
1. Enkelt att använda
Är det inte intuitivt och enkelt att använda så blir det bökigt att använda och adoptionsgraden kommer bli låg. Enkelhet framför allt, någonting som garanterat kommer uppskattas av användare.
2. Användas var som helst
Om det är enkelt att använda är nästa steg att kolla om det går att använda var som helst. Det bör således vara moln-baserat. Man ska inte behöva vara på plats för att göra rumsbokningar. Det ska gå lika bra att göra från tågstationen som sommarstugan.
3. Det finns många start-ups på rumsbokningsmarknaden
Få kommer överleva på sikt. Om möjligt välj att system från ett etablerat företag med en solid kundbas och god teknisk support.
4. Går det att få information från systemet?
Det är oumbärligt att ha koll på hur ofta rummen bokas och annan data. Det gör det möjligt för dig att sänka kostnader och göra mer ändamålsenlig planering.
5. Realtid är a och o
Det ska inte finnas någon fördröjning i ett mötessystem. Om det är molnbaserat går det inte bara att sköta det på distans – bokningarna syns när de görs och eventuella förändringar likaså.
6. Skalbart system
Det här säger sig självt, men om du representerar ett företag med hög tillväxt är det möjligt att du snart får fler lokaler och mer att göra. Då är det viktigt att systemet för rumsbokning är skalbart. Systemet ska kunna hantera bokningar från utlandet och olika tidszoner.
7. Catering
Ett plus är även om man enkelt och smidigt kan integrera bokning av catering och liknande in i systemet, någonting som sparar tid och förenklar på längre sikt.
8. Integrerad ERP-system
Det är också viktigt att systemet går att integrera med det affärssystemet som förtaget använder, exempelvis ett ERP-system
9. Anpassningsbart
Bokningssystemet bör vara anpassningsbart eftersom ett system sällan passar alla till en början. Se till att användarna kan anpassa och använda systemet som det bäst passar dem själva.
